Digitalt styrelserum hjälper föreningar

Trött på att sitta med en hel bunt med pärmar varje gång som det är dags för styrelsemöte? Det finns ett alternativ. Under de senast åren så har HSB utvecklat ett system som är tänkt att förenkla för deras föreningar. Lösningen går under namnet Styrelsewebb. Här kan man genom några klick på datorn komma åt en hel del godbitar som annars förorsakat en del huvudbry, arkivletande och pappersprassel.
- Styrelsewebben gör att du kommer åt föreningens ekonomirapporter, från den övergripande nivån ända ner till fakturanivå - för alla fakturor, säger Göran Westblom HSB.
Dessutom kan styrelsen lägga upp sina protokoll, bilder och lite annat smått och gott.
- Vad de än vill, säger Göran Westblom.
I den del som fungerar som ekonomiskt rapportverktyg kan man se netto, resultat och driftskostnader. Dessutom går det att attestera alla konton på alla nivåer, och genom en del i styrelsewebb - webbfaktura - så sköter du alla betalningarna online.
- Det gör att du kan ha koll på alla kostnader och allt annat som behövs till din redovisning, fortsätter Westblom.
Företagen skickar fakturan till HSB som scannar in och lägger in dem i systemet centralt, föreningarna kommer sen åt dem via webben.

Allt sköts digitalt
- Det blir rätt mycket att scanna. Vi lägger nog in omkring 200 000 fakturor per år, men vi har en bra scanner, säger Westblom och skrattar.
- Allt sköts digitalt och föreningarna får inget papper. Vill de ändå få en faktura så skriver vi ut den, men originalet ska ju lagras här i obligatoriska tio år.
Men styrelsewebben och den ekonomiska biten som finns med i HSB:s digitala lösningar är bara en bit i en större kaka, snart kan du dessutom använda dig av nätet för att komma åt alla olika ritningstyper som föreningen vill komma åt.
- En ritning i A1-format är inte så rolig att släpa runt till alla möten. Nu kan du istället öppna den var som helst och på vilken dator som helst, säger Peter Backström på HSB Stockholms Brf Förvaltning.
Alla olika typer av ritningar digitaliseras - VVS-, arkitekt- och markritningar etc. HSB tar 65 kronor per ritning som föreningarna skickar in, 45 kr om de finns tillgängliga på microfishbildkort. Bilderna lagras i tiff-format så att alla kan se dem i datorernas bildvisningsprogram. Sedan tillkommer det en administrativ kostnad som beräknas hamna på mellan 1500-2500 kronor, beroende på antalet lägenheter.
- I dagsläget har vi drygt 20 kunder som prövar, men det ramlar in fler hela tiden. Lösningen ska lanseras för alla föreningarna via styrelsewebb vid årsskiftet, fortsätter Backström.

Genomgång på nätet
När allt är klart och lanserat så betyder detta att när styrelsen vill titta igenom sina papper så kopplar de upp sig på nätet - och gå igenom allting. Det går till och med att gå in och se hur underhållsplanerna ser ut.
- Tanken är att det ska fungera som det digitala styrelse-rummet. Det ska ersätta de pärmar som föreningarna får när de börjar. Jag vet inte om vi kommer att ta bort pärmarna i sig, men detta blir ett enklare verktyg att använda, säger Westblom.
Även åtgärdsplaner för hela föreningen och återrapportering från styrelsen finns inbyggt i lösningen. Styrelsen kan ändra planerna för kommande renoveringsprojekt genom att skicka ett mejl till HSB.
- I framtiden vill vi lägga till även ärendehantering, avfalls-hantering, renoveringar. Det kommer en ny version som ska fasas in i föreningarna över hela landet under våren.
Det är dock inte alla ritningar som går att komma åt ännu, du själv kan till exempel inte gå in och kolla avståndet mellan vardagsrumsfönstret och dörren till sovrummet i din egen lägenhet förklarar Göran Westblom.
Det finns ett ritningsarkiv där alla våra fastigheter finns. Men det finns inte för lägenheternas planritning på individuell nivå, men det undersöker vi just nu om det finns ett intresse av.

Text & foto: Henrik Hjelmberg

Nyfiken på webbhjälpmedel? Läs mer på www.bonatet.se

Vill du veta mer? Läs hela artikeln i senaste numret av Borätt!

Har du inte tidningen? Prenumerera här på hemsidan.